Hướng dẫn chi tiết cách lấy file scan từ máy photocopy

Hiện nay, chức năng Scan to Folder của máy photocopy có lẽ không còn quá xa lạ với nhiều người, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, để có thể lấy file scan từ máy photo nhanh và đúng cách thì không phải ai cũng biết đến. Hôm nay, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình này cũng như hướng dẫn cách Scan nhanh chóng và hiệu quả nhất.

1. Thuật ngữ Scan to Folder là gì?

Scan To Folder được hiểu là một trong những cách scan (quét, chuyển và lưu) các dữ liệu tới một folder chỉ định trên máy tính. Thực hiện Scan To Folder sẽ giúp chúng ta bảo mật tất cả các thông tin một cách tuyệt đối, người sử dụng có thể dễ dàng quản lý riêng các file scan của mình mà không sợ bị lẫn lộn.

>>> Hướng dẫn các cách in 2 mặt trong Word đơn giản, nhanh chóng

2. Thuật ngữ chuyên ngành về Scan to folder mà bạn cần biết

Trước khi tiến hành scan to folder, bạn cần làm quen với một số thuật ngữ chuyên ngành trong cấu hình folder scan trên máy tính để có thể dễ dàng thực hiện hơn.

• Mạng nội bộ (Local Network): Đây là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong phạm vi nhỏ của một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức. Thông thường là sử dụng hệ thống mạng LAN, các máy tính trong mạng này có thể chia sẻ tài nguyên với nhau.
• Quyền truy cập thư mục (Permission to access Folder): Mỗi user sẽ có quyền truy cập vào từng thư mục Folder trên máy tính, đây là vị trí lưu file scan trên máy photocopy.
• Xác thực người dùng (User Authentication): Đây là tài khoản để xác thực người dùng mà bạn đã đăng ký trên web quản lý nội bộ của máy photocopy cho từng user.
• Đường dẫn (path): Đây là đường dẫn, chuyển dữ liệu từ máy photocopy tới Folder lưu trên máy tính của từng User.
• Tên người dùng (UserName): Tên người dùng của từng User trên máy tính.

>>> Hướng dẫn cách xử lý trường hợp khi máy in bị kẹt giấy

3. Hướng dẫn cài đặt Scan to folder và lấy file scan trên máy photocopy nhanh nhất

Để đảm bảo quá trình thiết lập không bị gặp sự cố và scan thành công, bạn nên thực hiện chậm và chắc chắn từng bước dưới đây:

• Bước 1: Trước tiên bạn tạo 1 folder trên máy tính (nếu có sẵn folder rồi thì không cần thực hiện bước này) > bật tính năng chia sẻ (Share) và thiết lập full quyền cho folder đó.
• Bước 2: Bạn vào Control Panel > Windows Firewall > nút Turn Off.
• Bước 3: Tiếp theo bạn kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy, sau đó vào trình duyệt web > nhập địa chỉ IP > nhấn Enter.
• Bước 4: Bạn tiến hành login với thông tin đăng nhập user là admin, còn phần password thì để trống.
• Bước 5: Bạn chọn vào mục Address Book > chọn Add User, sau đó gõ tên người dùng Name và Key Display.
• Bước 6: Tại mục Folder Authentication, bạn nhập tên User và mật khẩu vào. 
• Bước 7: Ở mục Path, bạn điền đường dẫn tới thư mục File Scan mà bạn đã tạo ở bước 1 > Nhấn Save and Add Another để lưu lại là đã hoàn thành.

Trên đây là hướng dẫn các bước cơ bản khi tiến hành lấy file Scan từ máy photocopy. Thu Mua Mực In Cũ hy vọng sẽ giúp ích được cho bạn cũng như các công ty, doanh nghiệp trong việc scan file để chuyển và lưu các dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao trong công việc.